Mejora tu productividad con aplicaciones y extensiones

Por Felipe Alvarez

La semana pasada escribía sobre mi dieta de información y los problemas que Internet puede provocar para una persona que busca concentrar su atención, y no pasar horas y horas chequeando actualizaciones de estados en diferentes sitios. Además de aplicar una dieta de información, o también para acompañar a la misma, hay sitios web y extensiones que pueden ayudar a aumentar tu productividad. La tecnología e Internet son en este caso el "arma de doble filo". Son, en muchos casos, la causa de nuestra improductividad pero a la vez es una herramienta excelente para organizar tareas.

La cuestión es conocer las aplicaciones justas que se ajustan a las necesidades de cada una. A continuación voy a repasar algunos sitios y extensiones para el navegador, tu computadora o tu smartphone que te servirán para aumentar tu productividad. El navegador es seguramente el programa de tu computadora donde más tiempo gastas. El smartphone, esa pequeña computadora que te acompaña todo el día. Lo que estas herramientas intentan ayudarte a hacer es que en vez de malgastar el tiempo lo aproveches. Los consejos no son para aplicarlos todos juntos, son más bien consejos sueltos que, cada uno conociendo sus rutinas y los lugares donde más malgasta el tiempo sabrá aprovecharlos para su propio beneficio.

revolucion-gtd

(Un escritorio muy, quizás demasiado, GTD – Imagen de DrTTan)

El combo Evernote

Seguramente hayas escuchado hablar de Evernote, es una aplicación que cuenta con un gran prestigio. La idea de Evernote es sencilla, y es esta idea sencilla la que permite que se pueda adaptar a las necesidades de diferentes tipos de usuarios. Evernote es tu cuaderno digital. Es recomendable luego de registrarte comenzar a utilizar Evernote en tu navegador instalando la extensión Web Clipper (Chrome, Firefox, o bien el bookmarklet) que permite capturar notas mientras se navega por la web.

La organización de las notas depende completamente del usuario. Podés crear cuadernos y colecciones que contengan a su vez más de un cuaderno. Existen también las etiquetas, para categorizar los contenidos guardados. La extensión permite integrar los contenidos guardados en Evernote con el buscador de Google. Cada vez que buscamos en Google se busca a la vez el mismo término en Evernote y se muestran los resultados en una caja a la derecha. Muy útil.

Los contenidos que se pueden guardar en Evernote son tan variados que no tendría sentidos dar consejos sobre como usarlos. En mi caso lo uso para guardar artículos leo y me gustan mucho. Como una colección de recortes de diarios, pero digital y de blogs. También lo uso para escribir ideas sueltas y que no queden en nada. Hay gente que usa Evernote para gestionar sus tareas, pero en mi opinión hay alternativas más efectivas que tienen esa funcionalidad específica.

Existe otra extensión desarrollada por Evernote, Evernote Clearly (Chrome) que funciona como un "read-it-later" o para leer notas eliminando las distracciones laterales, como la excesiva publicidad en las versiones online de algunos diarios. Obviamente, hay un botón para guardar el artículo como nota en Evernote.

Evernote cuenta con apps para Windows y Mac y las versiones móviles para Android, Blackberry, iOS y Windows Phone.

Alternativa que quizás te interese: Springpad.

GTD o listas de tareas

GTD es como se lo conoce al método getting things done que básicamente es una serie de reglas a seguir para gestionar de manera más eficaz nuestras actividades. No es más que un método, pero claramente se impuso ante otros y pasó a ser casi un sinónimo para definir a las herramientas para organizar tareas en las listas, de las cuales hay muchas disponibles. Repasemos algunas de las más populares y útiles:

Wunderlist: aplicación de gestión de tareas multiplataforma, con versiones web, para Windows y Mac, y presente en el mundo móvil con apps para Android y iPhone/iPad. Simple y atractiva interfaz para administrar las actividades, tareas recurrentes, notas. Hay Wunderlist Pro que ofrece más opciones para los que quieran gestionar un equipo con ayuda de este software. La extensión Add to Wunderlist, para capturar contenidos de la web, está disponible para Chrome y Firefox.

Gtasks: app para Android que sincroniza las tareas con Google Taks, que es accesible a través de la interfaz web de Gmail. Permite organizar distintas listas de tareas, y se integra con Google Calendar. Atractiva interfaz en Android. Cuenta con versión gratuita y de pago, sin publicidad.

Nirvana: por ahora solo con versión web y para iPhone, es quizás la herramienta más simple o menos presente en diferentes plataformas, pero quería hacerle un lugar en la lista porque es la que utilizo actualmente. Simplemente porque ofrece lo que necesito y nada más. El tipo de organización cumple con las recomendaciones del método GTD. Hay distintas listas predeterminadas ya existente, pero el usuario puede crear nuevas etiquetas o contextos, o bien proyectos. Cuenta con las opciones típicas de cualquier herramienta GTD.

Gestores de contraseñas

Si te olvidas las contraseñas seguido, o estás buscando una herramienta para gestionar tus super-seguras contraseñas de más de 20 caracteres, Lastpass te va a servir. Lastpass da más seguridad, al encriptar datos y ayudando a evitar métodos de estafa; y facilita el proceso de logueo. Pueden descargar Lastpass para Windows, Mac, Linux, Android, iOS, Windows Phone, navegadores de escritorio y móviles, incluso para Symbian. No se pueden quejar, es realmente multiplataforma.

Una alternativa interesante y también multiplataforma, aunque no tanto como Lastpass, es 1password. Disponible para Windows, Mac, iOS y Android. Ambos programas satisfacen las necesidades del usuarios promedio por igual.

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(¿Te sirvieron los consejos? Foto: mrmole)

¿Utilizaste, o comenzaste a utilizar, algunas de las aplicaciones/extensiones? ¿Te ayudaron? Compartí tu experiencia en los comentarios. Si les resulto interesante, prometo una nueva entrega con más consejos porque la verdad que abundan los métodos y los programas para ayudar a aumentar tu productividad.

19 Comentarios

  1. No tengo nada para decir al respecto de la nota… salvo: ¿Donde cuernos consigo ese teclado Dell? lo quiero, lo quiero, lo quiero xD

  2. Algo que yo agregaria a la lista seria una utilidad para mantener organizado el escritorio algo como Stardock Fences, y por el amor de Dios mantengan ordenados tambien sus escritorios fisicos.

    • Yo sigo la política “solo una columna de iconos” para poder evitar el desastre del escritorio lleno de cosas!

  3. Vine a comentar que uso evernote, voy a probar wunderlist, y que tengo ESE teclado Dell

    CAAÑOO.

  4. No entiendo eso de llenarse de aplicativos para cosas tan simples.

    Con respecto a la nota, gmail soluciona todo y te evitas todo ese listado del informe.

  5. Yo hace poco que tengo smartphone (gracias a la industria china) y recién empiezo en esto de llevar una poderosa PC en el bolsillo.

    Comparto, y mucho, el tema de la pérdida de productividad. Creo que de nada ayuda que uso un lector de RSS como página de inicio (Netvibes).

    Yo en el celu uso Evernote y ProDo, que hace básicamente lo mismo que Gtask. Recién los instalé la semana pasada, así que todavía no puedo asegurar su efectividad, pero creo que estoy encaminado.

    Con el tema de las contraseñas, uso KeePass con un archivo que mantengo sincronizado gracias a SpiderOak. No es lo mas cómodo, pero me viene sirviendo. Ambas aplicaciones tienen cliente para android y Linux, que son las plataformas que uso.

    Gracias por estos consejos.

    Saludos.

  6. Tenia ganas de probar evernote, pero no sabia si me iba a servir o solo era perder el tiempo, ahora lo voy a probar.

    Algo interesante pero no tan relacionado, es que uso chrome en mis 2 notebooks, la de producción y la de bol****, en el “smartphone” y en la tablet, sincronizando marcadores, es lo mas fácil y rápido que existe, este donde este puedo guardar links que me interesan para verlos mas tarde o llevarlos a donde sea, la flexibilidad es terrible y me ayuda bastante con muchas paginas.

  7. El método GTD es uno de los métodos mas simples y concisos para aumentar la productividad, lo pude comprobar yo mismo y ahora no puedo volver atrás.
    Para los que no quieran comprar (o descargar) el libro, ya que solo está en inglés y es bastante pesado de digerir, les recomiendo este ebook gratuito llamado “GTD para dummies”, está todo bastante resumidito y para que empieces ya mismo.

    Link: http://elgachupas.com/wp-content/uploads/GTD-para-dummies.pdf

    Saludos!

    PD: No se si esto se considera spam, en ese caso pueden borrar el link tranquilamente. No conozco al autor ni estoy afiliado de ninguna manera, lo encontré buscando por Google.

  8. Solo quería dar la mala noticia de que la versión de Symbian de Lastpass que mencionás es muy vieja y solo anda bien en S60v3. En S60v5 y Symbian^3 es horrible, casi inusable. Así que por ese motivo lo dejé de usar cuando me compré un N8 hace unos meses (si, siempre llego tarde a todo ). Pero en el escritorio es genial!

  9. El lastpass para android, si mal no recuerdo, funciona sólo por un período de prueba, luego hay que comprarlo sí o sí.
    En ese caso recomendaría usar Firefox para android, y su capacidad de sync con el Firefox de PC.

    Y sobre evernote, lo uso y funciona excelente, pero si por ahí están acostumbrados a usar todos productos de Google, ellos ahora sacaron Google Keep, que es como Evernote (aunque le faltan cosas) pero tiene la ventaja de que se sincroniza con tus documentos de Google Drive.

  10. Ah, para To Do Lists, yo ahora uso any.DO; durante un tiempo usé Astrid pero me pareció muy invasivo y creo que no estaba 100% traducido. Y también usé Gtask, pero no sincronizaba bien con Google Tareas, y eso me causaba pérdida de información valiosa. any.DO se puede sincronizar con Google Calendar/Tareas.

    • Sí, Any.DO es una buena alternativa, Astrid también.

      Pero Google Keep es menos que Evernote (o incluso Springpad) y además funciona solo con Android ICS o superior.

  11. A mi lo que me re sirvió un tiempo fue el RescueTime, que va mirando que programas usas en la pc ( Windows, OS X, Linux y Android) y te saca tiempos y estadísticas de lo productivo que fuiste!
    Muchas vece era una pelea contra mi mismo de hacerlo mejor y pasar menos tiempo a la semana en una cosa…
    Te da dimensiones del tiempo real que pasas en cada cosa! Ahora lo dejé de usar porque trabajo porque cambié las modalidades de trabajo.

    https://www.rescuetime.com/

  12. Hace poco leía que para contraseñas creo que los mejores (y actual :P) son 1Password y Kaypass. El segundo lo usé en una PC anterior.

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